Что такое lean и почему он нужен вашему проекту?

Введение в Lean методологию

Что такое Lean: определение и основные принципы

Lean production (лин-технологии) или концепция бережливого производства — это прогрессивный метод оптимизации бизнес-процессов. Концепция основана на идеях производственной системы компании Toyota и предполагает вовлечение каждого сотрудника в улучшение работы компании и максимальную ориентацию на ценности потребителя.

История Lean

История Lean началась в японском автопроме Toyota, где была создана методология для помощи фирмам в выходе на международный рынок. Внедрение технологии помогло японской промышленности лидировать на мировом рынке.

Позже стало понятно, что принципы бережливого производства универсальны и прекрасно работают в других сферах, включая промышленность, строительство, здравоохранение и государственный сектор. Так возникла концепция Лин управления, когда все внимание направлено на клиента.

Принципы Lean и их применение в управлении проектами

Бережливое производство: ключевые концепции

Главный фокус бережливого производства lean — создание ценности и клиентоориентированность, которые помогают компании добиться процветания.

Действие, создающее ценность для потребителя должно соответствовать ключевым требованиям: быть необходимым клиенту, улучшать функцию товара или услуги, выполняться без потерь с первого раза.

Если хотя бы одно из ключевых требований не выполнено, действие не создает ценность для клиента.

К важным принципам Лин также относятся:

• Оптимизация процессов и ликвидация потерь: выявление и исключение действий, не добавляющих значимости продукту.
• Непрерывный поток процессов для быстрой и слаженной работы.
• Привлечение сотрудников к разработке действительно ценного продукта для потребителей.
• Постоянное совершенствование: непрерывное изучение и улучшение рабочих процессов.

Эти концепции позволяют создавать конкурентоспособные продукты, снижать затраты и улучшать продуктивность работы сотрудников.

Как Lean методология помогает снижать потери в проекте

В философии Лин есть понятие, когда какие-либо факторы негативно влияют на значимость продукта и снижают эффективность бизнеса. Это влияние называется потери. Например, когда проектов в ИТ-компании слишком много и разработчикам приходится постоянно переключаться между задачами, тратить время на повторное изучение каждой.

Виды потерь на производстве

Принципы снижения потерь при разработке ПО:

• Сократить недоделанную работу. Например, избегать создания неиспользуемого кода;
• Не перегружать продукт лишней функциональностью, которая не нужна клиенту;
• Избегать повторного изучения информации в случаях, когда разработка выполняется частями или передается между командами;
• Исключить переключение между задачами, когда разработчик теряет время на множестве параллельных проектов;
• Сократить ожидание следующего этапа в цепочке между заказчиком и исполнителем. Например, когда увеличено время ожидания согласования предыдущего этапа для перехода к дальнейшей работе;
• Исключить ошибки. Следить за качеством кода нужно с начальных этапов разработки.

Lean management в управлении проектами

Каждый новый проект, особенно сложный и дорогостоящий, всегда несет большие риски. Например, срыв дедлайна, неправильное планирование и потери вложений, вероятность изменения внешней среды и множество других.

В постоянно меняющихся условиях рынка системный подход Лин менеджмента помогает максимально сгладить риски и достичь поставленных целей. «Бережливое» управление — значит «без излишеств». Подразумевает отказ от ненужных элементов процесса и расходов.

Основные принципы Lean management включают: техническое оснащение, развитие кадрового потенциала и постоянное стремление к устранению потерь и перегрузки.

Инструменты и методы

Основные инструменты

Методология стала базой для множества других подходов и инструментов бережливого менеджмента.

Канбан — способ визуализации, который помогает равномерно распределить поток работы на процессы и сотрудников. Рабочий процесс разбит на этапы, выполнение которых можно контролировать с помощью виртуальной или реальной доски.

Кайдзен — японская философия изменений к лучшему. В основе концепции лежит непрерывное совершенствование производства с привлечением всех сотрудников.

5S — методика по созданию идеальных условий труда с помощью 5 этапов: сортировки, соблюдении порядка, содержании в чистоте и аккуратности, стандартизации (экономии времени) и самодисциплины.

Lean production и его роль в управлении проектами

Концепция играет важную роль в эффективном менеджменте: помогает снизить риски, повысить эффективность освоения средств, адаптироваться к изменениям и принимать обоснованные решения.

Основные принципы в менеджменте IT-разработки:

• Определить ценность и устранить расходы времени на ошибочную реализацию;
• Интегрировать качество с помощью тестирования;
• Обеспечить команду и клиента информацией;
• Планировать задачи, отслеживать показатели, чтобы принимать правильные решения;
• Соблюдать дедлайны, чтобы соответствовать ожиданиям клиента;
• Учитывать мнение участников;
• Оптимизировать операции, чтобы избежать многократных правок и затрат ресурсов.

Процесс внедрения в управление проектами

Этапы внедрения

Методику Лин, как и инструменты управления, можно применять в каждой бизнес-задаче. Общий подход представляет собой цикл из 5 шагов и начинается с изучения трудностей оптимизации. Правильно поставленный вопрос — это наполовину решенная задача.

1 — сбор фактов и информации о проблеме.

2 — анализ информации, чтобы выявить истинную причину.

3 — формирование решений по оптимизации.

4 — оценка эффективности выбранных решений.

5 — закрепление результата и постоянный контроль, чтобы не допустить отката к первоначальной проблеме.

Преодоление трудностей при внедрении

Бережливое производство отлично подходит для управления проектами, но интеграция зачастую сопровождается рядом проблем.

Рассмотрим, как избежать серьезных трудностей и повысить вероятность успеха.

1. Одна из главных проблем, о которую спотыкается большинство компаний, это — непонимание концепции и отсутствие поддержки со стороны руководства.
   
   Решение: проведите адаптацию, дайте сотрудникам знания о пользе и преимуществах интеграции методологии, объясните чуждую терминологию, отнеситесь с пониманием к сложности принятия нового.
   
   
2. Нереалистичные ожидания. Решение: ставьте достижимые цели и сроки, используйте инструменты для оптимизации. Не забывайте про культуру доверия и инвестиции в рост команды.

Примеры успешного внедрения на предприятиях

Многие компании используют бережливую систему ценностей десятилетиями: «Росатом», Почта России, Сбер, РЖД, Boeing, Porsche, Toyota, Lenovo, Suntory и другие.

Пример интеграции в информационных технологиях. Менеджмент компании Intel задались целью усилить контроль качества продукции, оптимизировать логистику и объемы производства. Результат — сокращение сроков поставки микрочипов на заводы в 9 раз.

В компании «Ашан» применяли инструменты 5S и Канбан, чтобы исключить повтор вопросов о правильном выполнении рутинных действий.

Преимущества внедрения Lean в управление проектами

Улучшение эффективности и сокращение времени на выполнение задач

Внедрение Лин повышает эффективность, помогает точнее оценить сроки и результаты будущих спринтов, сократить временные затраты благодаря принципам:

• Тесное сотрудничество заинтересованных сторон снижает риск недоразумений.
• Выявление ценности, что стимулирует постоянно стремиться к улучшениям и достигать поставленных целей.
• Оптимизация действий и снижение расходов, когда участники работают над приоритетными задачами и экономят время на второстепенных.

Повышение ценности для клиента через бережливое производство

Довольные клиенты — это истинная цель философии Лин за счет создания ценности и устранения потерь.

Цель достигается благодаря сокращению времени цикла, непрерывному совершенствованию качества продукта, сохранению актуальности и «вытягиванию» продукта под запросы потребителя, рациональному использованию ресурсов и уменьшению затрат, гибкости и адаптивности к изменению спроса.

Почему внедрение Lean — это важный шаг для современной организации

Принципы сохранения ресурсов и аккуратное их распределение останутся востребованными во все времена и на любом предприятии. По статистике, компании, где изучены и успешно применяются Лин-методы, характеризуются улучшением показателей: производительность повышается до 10 раз, простои снижаются в 5-20 раз, а продолжительность цикла сокращается в 10-100 раз.