Тренинг по удалённой работе в условиях карантина по коронавирусу

Отличная возможность для айтишников, не напрягаясь, начать продуктивно работать на удалёнке!

30.03.2020|Блог
Отличная возможность для айтишников, не напрягаясь, начать продуктивно работать на удалёнке!

Мы подготовили для вас тренинг.

Уместили всё самое важное в формат поста.
Вам осталось прочесть его и только!


Вроде идеально🔥 


Тренинг предназначен для сотрудников и компаний.
Теперь давайте узнаем, как наладить рабочий процесс: 

 

1. Ваша личность теперь в сети
Прежде всего, заполните все аккаунты в инструментах коммуникации. Начните от общего, например Офис 365, а затем постепенно переходите к частному: Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, Telegram, Jira|Confluence, IP телефония и т.д.

Что от вас потребуется
Указать должность, загрузить фотографию в профиль (мемы и котят лучше на время убрать), да и про ФИО не забудьте!

Для корректного управления и быстрой коммуникации неплохо будет в Confluence дополнить справочник телефонов сотрудников фотографиями. 
После этого необходимо сформировать группы рассылки по командам проектов (ну, если вы ещё такими не обзавелись). Важно – опубликовать их вместе со списком участников. 
Далее для каждой группы в Teams создаем рабочий канал, чтобы не играть в сломанный телефон. Всем сотрудникам необходимо настроить отображение значков в трее для мессенджеров. 

 

2. Основные правила коммуникации
Используйте Teams или Slack. Внезапные созвоны ломают ваш рабочий процесс и превращают его в игру «Что? Где? Когда?». Плановый телефонный звонок и утверждённый состав участников – это ваш проводник в мире хаоса (его сейчас и так хватает). А каждая брошенная вами встреча в календарь – это +100 к вашему иммунитету от коронавируса. 

Не надо стесняться своего обновлённого рабочего места – врубайте видеосвязь. Вы всех видели и всех знаете. Кстати, визуальная коммуникация имеет больше КПД, чем обезличенные разговоры по телефону. 

Ведите запись митинга – ваша палочка-выручалочка в моменты слабости: что-то упустили; задумались о том, какой у вас классный диван; а может произойдёт смешной момент, потом зальёте на YouTube и станете популярным. 
Делайте краткое резюме митинга по его итогам в общий чат, а лучше от лица организатора собрания. В общем фиксируйте-конспектируйте-закрепляйте! 

Какое средство коммуникации эффективно в каждой отдельной ситуации?

  • Звонок на мобильный телефон подходит для форс-мажоров. 
  • Общение в чате и оперативный созвон в Teams необходимы, когда ответ нужно получить в течение часа. При этом обязательно обращайте внимание на статус о доступности коллег, потому что кто-то мог быть на связи два часа назад. 
  • Почта или плановый митинг для тех, кто готов подождать до завтра. Только помните, что человек в среднем просматривает почту два/три раза в день, если он не шопоголик и не отслеживает акции и купончики. 

 

3. Товарищи, общаемся продуктивно – мемчики потом

Убедитесь, что у вас хороший интернет. Советуем на время работы отключить торрент, стриминговые сервисы, загрузки из PS Store или Stream. Без паники, через 9 часов всё вернётся на свои места!

Главная проблема, когда вы на удалёнке – никто не знает, кто чем занят. Такие ситуации точно возникать не должны. Поэтому не поленитесь и потратьте время на настройку дашбордов в Jira. Заполните столбцы: выполнено, в работе и нужно сделать. 

Важна грамотная организация и навигация по документам в Confluence|Wiki. Каждый сотрудник должен без особого труда найти всё, что ему нужно, а не разбирать завалы. 

Копируйте переписку в тикет JIRA. Обсудили, нашли решение, сделайте копипаст, чтобы все были в курсе (кому это нужно). Также это касается и апдейтов документации в Confluence по итогам переговоров.

Будьте внимательны к выставленному коллегой статусу в Teams и управляйте своей доступностью через грамотную установку статуса. Вы будете недоступны какое-то время – обязательно сообщите об этом коллегам и смените статус в Teams на «Нет на месте». Если это известно заранее, то укажите свою занятость/отсутствие в календаре. 

 

4. Краткий регламент для сотрудников, которым мы руководствуемся

  • Начало рабочего дня на удалёнке – отличное настроение без кофе (если такое возможно). Ведь можно поспать подольше. Пишите в комментариях к посту, кто обрёл здоровый сон!
  • Оперативная летучка-созвон участников команд и менеджеров с руководителем. Важно устроить перекличку перед рабочим днём, чтобы понять все ли в строю, узнать общую картину по подразделениям, обсудить объем задач, а главное – нет ли форс-мажоров, кроме коронавируса, тот ещё мажор оказался… Тут можно обойтись без видео, сами понимаете почему!
    Тайминг не более 10 минут, свои впечатления от проведённых выходных оставьте на «послекарантинное время». 
  • В течение рабочего дня коммуницируем согласно п.2 и п.3!
  • Рабочий день подошёл к концу. Вы уже готовы включить очередную серию любимого сериала и упасть в объятия дивана. Не спешите! Мы понимаем ваш порыв и желание, сами такие. НО краткий созвон по результатам работы за день – обязателен! Главный виновник торжества – менеджер проекта или тимлид. 
    Прежде всего важно понять, как всё прошло, не появилось ли что-то срочное, обсудить планы на завтра. Лучше сейчас потратить на это 5 минут, чем потом совещаться 2 часа. 

5. Мы прекрасно понимаем, что сейчас непростое время, в каком-то смысле неудобное. Вас может немного одолевать чувство паники и неопределённости, что сбивает ваш рабочий ритм. Поэтому старайтесь быть открытыми, позитивными, весёлыми и активными – это действительно важно!

Тренинг завершен – все молодцы!