Как мы создавали свою ERP-систему: взгляд продуктового офиса
ERP-системы, представленные сегодня на рынке, сформировались вокруг устоявшихся практик создания единой модели данных по всем бизнес-процессам. В ИТ-сфере нередко меняются параметры реализации проекта и балансировки трудовых ресурсов, сдвигаются план-графики, варьируется состав команд во всех видах ИТ-проектов, будь то заказная разработка, консалтинг или создание продуктов с использованием высокотехнологичных инструментов.
Поэтому типовое планирование подходит только для разработки систем с условиями, в которых команда уже хорошо разбирается. Но даже в этом случае проекты могут отличаться с точки зрения ресурсного плана. Нестандартные проекты с уникальными задачами требуют иного подхода, так как в них слишком много «но» и вариативности.
Зачем нам собственная ERP?
С первых дней существования компании iFellow внутри начала формироваться собственная экспертиза по управлению бизнес-процессами, в том числе с использованием систем класса ERP. Мы изучали, как наши клиенты справляются с аналогичными задачами, и обнаружили, что популярные решения не закрывают их потребностей полностью — в последние годы усилилась турбулентность рынка, уплотнились сроки планирования и принятия решений, возросла важность постоянной актуализации данных оперативного учета. Мы, как ИТ-компания, являлись исполнителями крупных проектов по трансформации и автоматизации бизнес-процессов и столкнулись с теми же трудностями, поэтому, придя к решению создать собственную ERP-систему, в первую очередь опирались на внутреннюю потребность и умения.
Создавать платформу начали на основе системы управления разработкой в компании, а не через системы автоматизации жизненного цикла или бизнес-процессов. В решениях, где «живут» команды разработки каждую минуту, намного больше чистоты данных для целей балансировки трудовых ресурсов, анализа взаимозаменяемости ролей и компетенций, качества разработки проектов и других атомарных данных для управления на основе data-driven-подхода. Оставалось спроектировать управленческую обвязку к нашей системе, и в этом нам помогали как раз устоявшиеся лучшие практики систем класса ERP.
Идейным вдохновителем проекта стал топ-менеджмент. Команда по созданию и развитию продукта собралась большая и кросс-функциональная: из представителей бэк-офиса, управляющих бизнес-процессами компании, и технических специалистов. Они развивали учетную систему разработки, реализации ИТ-проектов, кастомизировали ее под лучшие практики управления ресурсами, бюджетирования ИТ-проектов, управления продажами и самими ИТ-проектами, а также реализовали интеграцию модулей с внешними системами финансовых данных и кадрового администрирования.
Зарубежный подход к ERP как вдохновение
Есть множество готовых подходов к управлению ИТ-разработкой, планированию трудовых ресурсов и компетенций под них, подсчету юнит-экономики и других важных параметров вокруг ИТ. Часть этих решений не были реализованы исторически в платформах отраслевой специализации, например, Oracle и SAP.
Соответственно, для этих задач появился отдельный класс систем, важным преимуществом которых становятся гибкость и масштабируемость как раз для автоматизации методологий управления ИТ. И, разрабатывая собственную систему, опирались на этот принцип: адаптировали зарубежные практики под российский ИТ-бизнес и специфику продаж, особенности компетентностных профилей специалистов, формирования ИТ-команд и проектного управления. На выходе получили универсальный подход к ресурсному планированию, коммерческой деятельности и реализации ИТ-проектов, ставший основной нашего продукта.
Кроме того, мы опирались на свой опыт и опыт аналогичных компаний в секторе ИТ. Сейчас улучшаем платформу, получая обратную связь от рынка: вводим новые функциональные возможности, дорабатываем уже имеющиеся.
Этапы создания продукта
Разработка продукта велась поэтапно. Начали с исследований функциональности, которая на тот момент казались нам наиболее критичными, а также востребованной заказчиками. Чтобы не опираться на излишне «шумные» данные открытого рынка, показали принципы, заложенные в платформе, бизнес-окружению – нашим партнерам (для верификации гипотез на целевую аудиторию) и даже потенциальным конкурентам (для верификации интереса).
Сравнив наиболее критичные, на наш взгляд, функциональные фичи и обратную связь от партнеров и окружения, мы нашли пересечения. Они стали первыми и наиболее продуманными опциями. Пилотировать их после разработки не составило труда – iFellow является коммерческой ИТ-компанией с внушительным проектным офисом и множеством активностей, которые позволили отработать точность автоматизированной методологии бюджетирования проектов, управления трудовыми ресурсами в ИТ, удобство применения и связь с другими бэк-процессами.
Благодаря гибкости системы, на которой построена ERP-платформа, на разработку и совершенствование ушел примерно год – с учетом сложной логики формирования аналитической отчетности, правил управления всеми данными компании. Мы поняли, что, помимо учетной системы, закладываем долгосрочный data-driven-подход управления всеми внутренними процессами, хотя и взяли за основу устоявшиеся лучшие практики.
Что удалось сделать?
Наша ERP-платформа позволяет вести все ключевые процессы управления ИТ в онлайн-режиме, видеть все результаты принятия решений бизнеса. Это обеспечивает прозрачность работы – от планирования проекта до его завершения, а также позволяет быстро принимать решения.
Большое количество модулей, гибкость, адаптивность и возможности кастомизации платформы заметно выделяют ее среди аналогичных решений. Наше ноу-хау – анализ рисков на ранних этапах проектирования. Мы пытаемся сформировать некоторые правила для искусственного интеллекта, позволяющие выполнять типовые действия в системе. Это задел на будущее для прогнозирования и долгосрочного или среднесрочного планирования трудовых ресурсов.
Просчитывание вероятностей наступления тех или иных сделок, событий, текущей активности позволяет быстрее и проще формировать команды, понимать, где и какие проблемы могут возникнуть и как их можно быстро решить. Это основная ценность платформы.
С какими сложностями пришлось столкнуться?
Учетная операционная система, в которой планируем трудовые ресурсы, проекты и ведем их реализацию, не совсем подходит для чистоты оценки факта и бюджетов. И было принято решение интегрироваться с системой «1С». Задача оказалась для нас одной из самых сложных и интересных: требовалось определить, по каким подходам, критериям и параметрам мы будем проводить аналитику, и привязывать финансы к реальной проектной деятельности.
Платформа развивается до сих пор, дополняется новыми бизнес-фичами, отчетность подстраивается, дорабатывается – используются данные как учетной системы, так и «1С».
Еще одной непростой задачей стала реализация внутри платформы CRM-системы как отдельного модуля. Работа с циклом продаж в едином пространстве с производством продуктов помогает более качественно управлять трудовыми ресурсами и проектами.
Сейчас в нашем продукте действует первая версия CRM-системы, в которой ведется планирование продаж, работа с лидами, сделками, правилами квалификации лидов, вероятностями совершения сделок. Процесс напрямую влияет на планы по трудовым ресурсам, которые мы формируем в учетной системе. Впоследствии можно сравнить факт реализации проектов с тем, что мы запланировали еще на этапе продаж и ведения клиентов. Кроме того, это позволяет насытить данными, связанными с контрагентами, нашу проектную деятельность.
Все проблемы, которые возникали на этапе проектирования, позволяла оперативно решать кросс-функциональность команды. У каждой фичи, которую мы заложили в продукт, был свой Product Owner. Вокруг собиралась технологическая или бизнесовая экспертиза, требующаяся для реализации, поэтому всё решалось быстро, не было притормаживания или проблемы, которая могла остановить процесс разработки.
Выход на внешний рынок
Сейчас платформа в стадии эксплуатации. Используя ее, мы доработали внутренние процессы компании таким образом, чтобы стать клиентами своего продукта. Это помогает быстрее наработать пользовательский опыт, делать меньше ошибок и смотреть на свое решение не как на результат внутренней автоматизации, а как на разработку, которую используют внешние контрагенты. Целевой аудиторией «Ориона» являются ИТ-компании — именно им требуется скрупулезное, зачастую даже дотошное управление ресурсами.
У платформы есть дорожная карта. Сейчас она насыщается инструментами, которые запрашивают действующие клиенты и партнеры, и теми функциональностями, которые мы сами продолжаем генерировать для своих нужд. Рабочая группа определяет приоритетность, проводит анализ, тестирует гипотезы, наиболее ценные из которых мы в дальнейшем передаем в разработку и реализуем в продукте.
Планы на будущее
Во-первых, есть желание погрузиться в еще более интересные технологии и задачи, связанные с ресурсным планированием. Например, использовать искусственный интеллект в вероятностных оценках.
Во-вторых, сейчас формируем крупное обновление по ресурсному планированию. Это дополнительная функциональность к тому, что уже умеет наша платформа на этапе планирования трудовых ресурсов.
В-третьих, планируем больше интеграций с другими системами за счет модульности решения. Параллельно ведем поиск новых технологических стеков, на которых мы сможем сделать наиболее популярные модули продукта импортонезависимыми.
Ну и конечно, продолжим улучшать качество действующих модулей и основных возможностей платформы – работа онлайн, ресурсное планирование, бюджетирование проектов, управление проектами.
Пройдя весь путь вывода внутреннего продукта на внешний рынок, можем резюмировать: Больше всего на дорожную карту платформы повлияла первая обратная связь от представителей рынка. Как с точки зрения функциональностей, так и потенциального позиционирования. Совершенно точно не нужно бояться ни партнеров, ни конкурентов, ведь именно они дают настоящее понимание, что продукт ценен для целевой аудитории. Это особенность B2B-сегмента. Гибкие кросс-функциональные команды – основа создания любого успешного софта. Они помогают избежать застреваний на этапах реализации проекта и понимают, какую важность продукт имеет для компании.
