Роботизация бизнеса: что такое RPA и кому она нужна

Что такое RPA, зачем технология бизнесу, как выбрать подходящую для этого платформу и можно ли обойтись без нее отдельными роботами, рассказал Илья Исаков, руководитель направления RPA компании iFellow

Что такое RPA

Robotic process automation (или RPA) — это одна из технологий автоматизации бизнес-процессов. Роботизацию применяют для рутинных задач, которые выполняются четко по инструкции (алгоритму). Это позволяет повысить скорость обработки информации, снизить частоту ошибок, связанных с человеческим фактором — например, с невнимательностью при переносе данных.

Все чаще банки внедряют роботов для автоматизации различных процессов, среди которых:

• обеспечение быстрой обработки данных (запросов и обращений сотрудников),
• занесение информации в финансовые отчеты (распределение нужных показателей в соответствующие ячейки документа),
• автоматизация управления платежами и еще много типовых задач.

Это позволяет сократить время обработки данных и количество ошибок, тем самым повышая производительность. Такие технологии уже используют ВТБ, Альфа-банк, Московский кредитный банк, Уральский банк реконструкции и развития, Росбанк и другие.

Отчет Deloitte 2018 года показывает, что 86% компаний, внедривших RPA-решения, повысили производительность бизнеса, а почти 60% — снизили расходы. Глобальный рынок автоматизации роботизированных процессов не первый год развивается самыми быстрыми темпами по сравнению с другими ИТ-секторами: до 2027 года он будет ежегодно прирастать на 30%. Если эти прогнозы сбудутся, то, по оценкам Forrester Research, объем рынка продаж лицензий платформ RPA к 2025 году достигнет $6,5 млрд, а услуг — $16 млрд.

Российский рынок тоже следует общему тренду. Как показал опрос ABBYY, проведенный в конце 2020 года, 65% отечественных компаний поставили в приоритет на 2021 год роботизацию части бизнес-задач.

Не только корпорации внедряют такие технологии: согласно исследованию ICT.Moscow, каждый второй представитель среднего бизнеса и свыше 40% малых компаний еще в 2019 году использовали RPA, потому что это довольно удобная среда для быстрой автоматизации разнообразных задач.

Платформа или единичные роботы

Несколько роботов могут быть объединены в одну платформу. Нужна ли она бизнесу, зависит от размеров компании и количества выполняемых задач.

Один робот локально выполняет заданный алгоритм, используя доступные инструменты — например, формирует отчеты или собирает статистику в единый документ. Для малого бизнеса может быть достаточно от 2 до 5 роботов. Объединять их в платформу нет особого смысла — не так сложно запускать каждого вручную, либо чтобы они начинали выполнять свой процесс по некоторому событию, например получив письмо по электронной почте.

Если роботов от 5 до 9, ими все еще можно управлять поодиночке, но уже намного комфортнее работать через платформу. А для компаний, в которых больше 10 роботов, она уже становится необходимостью.

Во-первых, платформа позволяет запускать каждого робота по расписанию. Например, каждую пятницу в 16:00 робот начнет сам готовить отчет за неделю. Во-вторых, платформа обеспечивает централизованное хранение параметров доступа в зашифрованном виде и единую точку для конфигурации роботов. В-третьих, с ее помощью удобно видеть, как роботы выполняют задачи, анализировать их деятельность, распределять нагрузку между ними и собирать ошибки для их исправления и многое другое.

Критерии выбора RPA-платформы

Цель внедрения

Первый фактор, от которого нужно отталкиваться — цель внедрения RPA-платформы. Чаще всего компания хочет сократить количество рутинных задач, выполняемых сотрудниками и снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Пользователями обычно становятся работники внутренних отделов компании, поэтому технология должна быть максимально простой, чтобы с ней могли управляться специалисты с невысокой ИТ-квалификацией. В таком случае используются low-code и no-code решения, в которых не обязательно писать код или собирать программного робота: достаточно сформировать цепочку из готовых шаблонов действий. Тогда применяются приложения, не требующие написания программного кода. Например, это можно делать в Robin и Sherpa.

Также при оптимизации рутинных процессов нужен максимально понятный интерфейс, возможность гибкого управления большим количеством роботов. Платформа должна запускаться на «привычной» пользовательской операционной системе.

Вторая распространенная цель роботизации — перенос данных при переходе из одной системы в другую и/или дублирование информации для архива. Например, компания переходит из SAP в 1С и нужно в течение года заполнять отчетность в обеих системах. Делать это вручную долго, кроме того, есть риски допустить ошибки. Робот выполнит задачу быстрее и качественнее.

Часто требования к платформе при такой цели примерно те же, что в случае с оптимизацией рутинных задач. Важна простота и понятность пользовательского интерфейса. При этом возрастают требования к надежности, потому что при переходе из одной системы в другую или переносе информации в архив, ошибки критичнее, чем при формировании еженедельных отчетов.

Для такой цели могут использоваться платформы, лучше приспособленные к написанию кода, например, Primo. Или универсальные — такие, как UiPath: с ними можно работать в разных режимах. Нужно учитывать, что для платформ, подразумевающих написание кода, нужен штат сильных ИТ-специалистов, чтобы в каждом отделе был человек, способный обслуживать такую платформу.

Набор технологий

Второй критерий выбора RPA-платформы — набор технологий, которые используются в вашей компании. Требования к инфраструктуре у большинства решений в целом одинаковые. Вопрос чаще касается совместимости систем. Если в компании все работает на Unix-подобном ПО (Linux), платформа должна быть в состоянии работать на Unix, например, Robin и Primo. Если в компании Windows — идея аналогичная, иначе возникнут сложности с внедрением нового решения.

Перспективы расширения RPA

Третий критерий — планируете ли вы в перспективе увеличивать число роботов. Когда речь идет об оптимизации рабочих процессов, ответ скорее положительный: могут понадобиться и новые инструменты, и дополнительные роботы — то есть вместо пяти их станет десять. Но если вы внедряете решение для переноса данных, вопрос масштабирования с высокой вероятностью не возникнет.

Языки программирования

Из дополнительных значимых нюансов — языки программирования, которые поддерживает платформа. Хорошо, если их будет несколько — это упростит настройку и доработку системы, при необходимости, для штатного разработчика — он сможет выбрать тот вариант, который знает. Компании не придется искать специалиста, владеющего, например, именно Python, и платить ему отдельно.

Безопасность

С позиции безопасности рассматривайте решения, в которых есть гибкая настройка модели ролевого доступа. То есть, если в компании роботизируют несколько подразделений и все завязано на одной платформе, каждый отдел должен получать доступ только к своей группе роботов: отдел маркетинга — к своей, бухгалтерия — к своей.

Цена вопроса

Стоимость RPA-платформы складывается из нескольких факторов. Первый и самый понятный — цена лицензий, которая отличается от продукта к продукту, и стоимость инфраструктуры — примерно одинакова везде. Зачастую достаточно резервирования или дублирования сервера управления и базы данных. Некоторые клиенты хотят достичь невероятно быстрого времени реагирования платформы, постоянного доступа, почти абсолютного уровня надежности, что обычно от роботов все же не требуется. Однажды мы считали примерные цифры такого решения — получилось более $1 млн всего за несколько десятков роботов. После обсуждения реальных потребностей с клиентом — пришли к выводу, что такой уровень резервирования избыточен и цена вернулась к нормальным значениям — стала в 3 раза меньше. Крайне редко роботизация действительно требует соответствия таким жестким требованиям.

Второй фактор — обслуживание системы. Технологические решения, связанные с роботами, требуют более частой, хотя и несложной, доработки, чтобы алгоритм выполнял свои задачи точнее и эффективнее. Доработка — это дополнительные расходы. Поэтому стоимость второй линии поддержки (систематизация, анализ и решение проблем, поступающих от персонала первого уровня службы техподдержки) у платформы RPA обычно несколько выше, чем у классических ИТ-решений. Стоимость поддержки роботов составляет 20–25% от стоимости разработки всех роботов. В такую поддержку обычно входит обработка запросов пользователей и исправление ошибок. Если ошибок немного или их нет — неизрасходованное время может быть потрачено на небольшие доработки, по договоренности между клиентом и подрядчиком.

Чек-лист по подбору RPA-платформы:

• Определите задачи роботизации «на берегу»: если это оптимизация процессов — нужна максимальная простая в работе платформа, если перенос данных — упор будет на надежность.
• Решите, кто будет взаимодействовать с платформой и обслуживать ее: если «потребители» — присматривайтесь к решениям, не требующим написания программного кода.
• Оцените необходимость масштабирования платформы уже на старте.
• Обсудите идею внедрения RPA-платформы с отделом информационной безопасности: у его сотрудников могут быть особые требования к такому технологическому решению. Внедрение RPA автоматически требует корректировки политики безопасности компании, что может быть сделано только профильными специалистами. При этом все зрелые платформы предоставляют нужный набор функциональности, надо только знать когда и как им пользоваться.