Dokkee — ключевой инструмент операционной эффективности крупной компании
Dokkee – решение для генерации типовых документов из любых информационных систем, установленных в организации. Это второй собственный продукт компании iFellow, выпущенный на российский рынок в 2022 году.
О том, какую ценность для бизнеса несет Dokkee, мы поговорили с Михаилом Кузнецовым, коммерческим директором iFellow.
Какую боль бизнеса решает Dokkee?
Давайте посмотрим на окружающую действительность. Для характеристики современного бизнес-мира нередко используют аббревиатуру VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity world) – это одновременно нестабильность, неопределенность, сложность и неоднозначность. В которых бизнесу нужно действовать быстро и правильно.
Деятельность компании невозможна без документов – договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, согласия на обработку персональных данных и другие формы. Когда в ИТ-ландшафте организации несколько больших информационных систем, каждая из которых генерирует тысячи документов разного типа, любые изменения шаблонов документов крайне затруднены. Но оперативные корректировки необходимы – например, в связи с требованиями регулятора. Не сделать это вовремя и качественно – получить большое количество рисков или даже проблем, а операционная эффективность бизнеса значительно упадет.
Как правило, шаблоны документов требуют правок по инициативе бизнес-подразделений. Компании борются за time to market: все готово для лонча нового продукта, но мы не успели обновить договоры – пострадает наш бизнес-кейс. Второй фактор – процессные или административные изменения, происходящие в компании. Формы и шаблоны может потребоваться корректировать и по результатам риск-менеджмента.
Но почему трудно вносить изменения в шаблоны документов оперативно и качественно?
ИТ-ландшафт современной крупной компании гетерогенный – в нем используются информационные системы сторонних вендоров и собственной разработки на базе разнообразных технологических стеков. В большинство таких систем встроены редакторы печатных форм. Но их уровень, к сожалению, зачастую ниже ожиданий наших клиентов, в первую очередь – бизнес-пользователей. Создание и редактирование шаблонов требует привлечения разработчиков, самостоятельно пользователи сделать это не могут. Есть и более сложные варианты: я видел системы, в которых необходимо было обратиться к производителю ПО, чтобы отредактировать шаблоны. Но такие ситуации приводят к тому, что невозможно спрогнозировать сроки и качество работы. Ведь нагрузка на ИТ-специалистов по созданию или изменению типовых документов неравномерна, ресурсы на такие задачи выделяются по остаточному принципу.
Dokkee решает эту проблему?
Да, решает.
Dokkee позволяет централизованно управлять генерацией печатных форм из всех информационных систем клиента. Продукт дает бизнес-пользователям возможность создавать, редактировать и хранить динамические шаблоны, а также генерировать на их основе документы с использованием данных из любых информационных систем. Важно, что шаблоны создаются и актуализируются бизнес-администраторами, для этого не нужно быть программистом. Уровень требований к администраторам весьма демократичен – обычные пользователи офисного пакета.
То есть ИТ-специалисты исключаются из цепочки?
Я бы слукавил, если бы ответил «да». ИТ-специалисты нужны, но в меньшем объеме – только для интеграции целевых информационных систем с Dokkee. А это уже совсем другой объем работы, особенно с учетом удобного и подробно описанного интерфейса интеграции Dokkee.
Какими еще функциональными возможностями может похвастаться продукт?
Существует заблуждение, что печатные формы — это «деревянные» шаблоны, в которых можно заполнить какие-то значения. Есть понятие динамической генерации документов, когда в зависимости от условий отдельные блоки показываются или скрываются.
Важна возможность составлять шаблоны документов из блоков, которые можно корректировать. Например, блок подписанта. Если у вас 50 видов договоров и один подписант, то при его смене вам достаточно будет изменить этот блок, и данные автоматически обновятся во всех шаблонах.
Естественно, все изменения в шаблонах и блоках сохраняются, и вы всегда можете увидеть, кто и что делал в системе. Не могу не отметить механизм применения шаблонов с привязкой к дате и времени. Например, новый договор вступит в силу с 00:01 следующего дня – с Dokkee не нужен человек, который вручную «переключит рубильник». В продукте еще множество возможностей для удобной и быстрой работы с генерацией документов.
А что с требованиями к производительности и отказоустойчивости?
Этому моменту мы уделили много внимания еще на этапе проработки архитектуры, потому что понимаем важность этих критериев для нашей целевой аудитории – компаний сегмента large enterprise. Системе построена на базе микросервисной архитектуры с возможностью горизонтального масштабирования. Мы проводили нагрузочные тесты с сотнями тысяч сгенерированных документов в день.
Как обычные пользователи взаимодействуют с Dokkee?
Они могут даже не знать о Dokkee. Например, менеджер по продажа создает коммерческое предложение. В CRM-системе в карточке сделки он нажимает кнопку «сгенерировать коммерческое предложение» и через пару секунд получает готовый файл для отправки клиенту. А «под капотом» происходит следующее: CRM через интерфейс интеграции вызывает Dokkee с набором входных данных и указанием шаблона документа, а на выходе с помощью того же интерфейса получает готовый файл с документом.
Как понять, нужен ли Dokkee компании?
На мой взгляд, ключевые предпосылки для внедрения следующие:
- Изменения в документах происходят слишком медленно
- Разработка шаблонов производится силами ИТ-специалистов
- Требуется ручное внесение правок в каждый из шаблонов при любом изменении в бизнес-процессах
- Разрозненность инструментов для генерации документов привела к значительным затратам на их поддержку
- Шаблоны не типизированы, дублируют друг друга и требуют дополнительных усилий для поддержания их в актуальном состоянии
Dokkee помогает в работе над повышением операционной эффективности компании, а ведь это нелегкое дело.
