Как управлять загрузкой сотрудников в аутсорсинге и заказной разработке
Подсматриваем в монитор со специальной системой управления проектами и ресурсами для ИТ-компаний и подразделений.
Качество планирования приоритетно для компаний, ведущих заказную разработку и выполняющих аутсорсинговые ИТ-проекты. Основа правильного планирования — точная и своевременная оценка загрузки сотрудников. Специализированные инструменты помогают выстроить этот процесс. Один из таких — система «Орион», разработанная компанией iFellow.
«Орион» — это набор практик организации ИТ-процессов, реализованный на базе системы управления проектами. Продукт состоит из нескольких модулей и позволяет прогнозировать ресурсы, считать время сотрудников, оценивать прогресс в реализации проектов и улучшать качество бюджетирования. Мы заглянули в интерфейс «Ориона» и вот что там увидели.
Управление проектами и ресурсами
Паспорт проектов
Паспорт проекта отображает базовую информацию — сроки, команду, менеджера и другие параметры, а также позволяет управлять бюджетированием и трудовыми ресурсами.
Кто использует: проектный офис.
Что внутри: в паспорте проекта содержатся ключевые связи с основными потребностями учёта проектов и трудовых ресурсов:
- Заявка на вакансию, если есть необходимость изменения состава команды или компетенций.
- Добавление субподряда — контрагента с любым типом взаимодействия (ИП, сотрудники на ГПХ, самозанятые, внешние компании).
- Отражение прогнозов по платежам.
- Внесение трудозатрат, если табели команд велись во внешней системе.
- Прогноз затрат проекта, исходя из плановой утилизации, позиций команды, их стоимости (по данным 1С) и сроков участия в проекте.
В ходе работ проектный офис своевременно дополняет необходимые данные, производит изменения по команде в одном окне. Причём паспорт имеет прямую связь с самой ИТ-разработкой — есть прямая ссылка, ведущая в пространства команд, организованные по своим правилам (канбан, скрам, релизы, принцип учёта задач в команде и фактические списания).
Отчёт «Паутинка»
Сводный анализ состояния проекта.
Кто использует: проектный офис.
Что внутри: информация о ходе проекта — соблюдение сроков и отклонения от плана. Справа на экране — реестр проектов с целями, бюджетами и командами. Они заполняются автоматически, подтягивая информацию из других пространств, где компания заводит задачи и ведёт бэклог. Часть данных интегрируется в отчёт из паспорта проекта.
По клику на проект разворачивается детализация. В таблице появляются параметры бэклога: аналитика, разработка, тестирование, плановые и фактические значения.
Например, на скриншоте в бэклоге разработки лежит 30 задач. Из них 12 выполнены — они находятся в столбце «Факт», шесть в процессе — это «План». Оставшиеся 12 ещё не взяли в производство — они помечены статусом «Открыты».
Сама «паутинка» выглядит как идеальный шестигранник, где каждый угол — один из важнейших параметров реализации проекта — например, разработка, аналитика, тестирование, доходы, расходы, комплектация команды. На экране этот отчёт расположен слева.
По «паутинке» руководитель видит, как движется проект, и может выяснить, с чем связаны отклонения. Например, в идеальных условиях всегда должны быть задачи типа «аналитика», «разработка», «тестирование». Если проект небольшой и у него маленькая команда, то какого-то типа задач может не быть. Об этом знает проектный офис, но для топ-менеджмента будет интересно отслеживать весомые проекты с отклонениями от идеальных условий.
В нашей «паутинке» несколько шестигранников. Фиолетовый показывает идеальные границы «как должно быть», подразумевая, что 100% задач выполнены, доходы и расходы не вышли за плановые значения, команда укомплектована по плановому значению проекта. Зелёные границы — процесс проекта на данный момент: что открыто, какие показатели управляемы. Синий — граница, показывающая результаты от задуманного: сколько бэклога покрыто, сколько израсходовано и получено из плановых значений. Такая визуализация помогает руководству ежедневно держать все проекты в зоне видимости, погружаясь в детали только при необходимости.
Модуль управления проектами и ресурсами «Ориона» — это набор функций для предупреждения критичных проблем. Для этого есть возможность учёта рисков на уровне пространства команд. В отчётности вы увидите сводную информацию о рисках во всём портфеле проектов компании. Это важно для принятия необходимых решений по управлению.
По клику на поле «Риск» открывается таблица с его описанием: дата возникновения, ответственный менеджер, вероятные последствия — то есть убытки, которые понесёт компания при воплощении риска. В описании можно оценить, стоит ли тратить силы на устранение риска.
Управление ресурсами
Кто использует: топ-менеджмент, проектный офис, операционный департамент и бэк-офис (кадры).
Что внутри: таблица с данными о текущей занятости сотрудников на проектах компании. Она помогает оперативно управлять загрузкой, чтобы никто не сидел без дела и не был перегружен задачами. Горизонт планирования — 2 месяца.
В отчёте есть фильтры по компетенциям и технологическому стеку сотрудника. Так, в компании iFellow специалисты делятся по компетентностным практикам: аналитика, разработка, тестирование, управление бизнес-процессами (BPM) и т. д.
В «Орионе» таблица называется «скамейкой»: она показывает, кто может оказаться в запасных в ближайшее время. Жёлтые ячейки сигнализируют о небольшой просадке в занятости, красные — о простое сотрудников, фиолетовые — о перегруженности. Зелёные показывают, что всё в пределах нормы.
«Скамейка» позволяет оценить, сколько людей могут подключиться на новый проект и в какое время. Это полезно для пресейла и департамента продаж, тимлида и лидеров практик.
CRM-система
Кто использует: преимущественно коммерческий отдел, топ-менеджмент и проектный офис.
Что внутри: информация о прогрессе отношений с клиентами. Помогает не только формально фиксировать сделки и прогнозировать продажи, но и планировать будущую нагрузку на проектный офис.
Например, коммерческий отдел продвинулся в переговорах с клиентом. Это значит, что руководителя пресейл-направления вскоре привлекут к оценке проекта. На это нужно запланировать несколько часов или выделить сотрудника. Система оповещает об изменениях в воронке продаж, рассчитывая плановый выход на этап пресейла, поэтому руководитель соответствующего направления может спрогнозировать занятость отдела.
Проектный офис также следит за сделками: анализирует, каких специалистов не хватает, кого можно перевести с других задач, сколько человек ещё нужно нанять. Для этого в CRM есть страница с прогнозом продаж.
Исполнение поручений
Кто использует: руководители подразделений, их помощники.
Что внутри: реестр поручений руководителям подразделений от топ-менеджмента. С его помощью отслеживается прогресс в достижении стратегических и тактических целей, которые зависят от прямых задач операционного уровня (проектов, ресурсов и др.).
В этом модуле руководитель отслеживает прогресс поручений, не рискуя «провалиться» в микроменеджмент. Так, директор по продажам поручает айтишникам внедрить новую CRM-систему и перенести туда накопленные данные. Ответственный менеджер из ИТ выстраивает иерархию — кто что должен сделать, формирует подзадачи. При этом директору достаточно следить за статусом созданного поручения только на верхнем уровне.
Красным подсвечиваются задачи, к которым ещё не приступили, тёмно-зелёным — выполненные, светло-зелёным — те, что близки к завершению, а жёлтым — задачи, в которых до дедлайна осталась одна неделя.
Карточка сотрудника
Кто использует: тимлид, сам сотрудник, проектный отдел и бэк-офис.
Что внутри: базовая информация о сотруднике, перечень текущих проектов, оценка компетенций и план развития, обращения в техподдержку.
Базовая информация о сотруднике — это должность, компетенции, отдел, образование и сертификаты, прямой начальник и контактные данные. Например, на скрине мы видим карточку Анны. Она — младший руководитель проектного офиса, работает в Москве, у неё 30 дней неиспользованного отпуска.
Карточка сотрудника служит инструментом отслеживания текущих проектов, в которых участвует Анна. Мы понимаем её роль и загрузку. Она руководит несколькими проектами и уделяет каждому от 15% до 35% времени. Процент загрузки рассчитывается как доля от 160 рабочих часов в месяц. Все проекты Анны находятся в активной стадии. Из её карточки мы можем перейти в конкретный проект и увидеть его паспорт.
Страница содержит ссылки на отчёты по оценке компетенций (доступные ограниченному кругу сотрудников) и индивидуальный план развития, речь о которых пойдёт ниже.
В этом модуле также отображаются обращения в техподдержку. Сотрудники стучатся туда, если во внутренних системах iFellow возникают баги, ломается техника. В карточке виден статус обращения и имя исполнителя. Отсюда можно попасть непосредственно в задачу, чтобы скорректировать её или изменить статус.
Карточка полезна членам команды как единая точка входа в основные рабочие задачи — как свои, так и коллег. Набор доступной информации отличается от роли: Анна и её руководитель увидят все заполненные данные, а остальные сотрудники — лишь их часть, согласно общекорпоративным настройкам.
«Карточка используется и при планировании ресурсов на новые проекты: в ней можно детально посмотреть загрузку работника, вплоть до конкретных задач, получить сводную информацию по софт- и хард-скиллам», — комментирует Сергей Зубарев.
Опрос HR-360
Кто использует: HR-специалисты, тимлиды и руководители проектов, сами сотрудники.
Что внутри: результаты оценки компетенций по методологии «360 градусов»: самоопрос, оценка от коллег, руководителя и подчинённых (если есть).
В модуле настраивается частота проведения опроса и параметры, по которым он проводится, редактируются вопросы анкеты. Результаты автоматически подгружаются в карточку сотрудника и доступны самому работнику и его руководителю.
По результатам опроса система выстраивает результаты оценки компетенций. В нём отображается общий результат, разбивка по вопросам, оценка только от руководителя или от команды.
Опрос HR-360 позволяет подбирать людей в проектные команды, исходя не только из их ролей и хард-скиллов, но и из особенностей софт-скиллов. Если у сотрудника есть желание отслеживать свой прогресс, он может зафиксировать индивидуальный план развития с конкретными задачами и сроками. В планах iFellow — формирование карьерной траектории для каждого работника, который замотивирован на рост: он будет учитывать результаты опросов HR-360 и динамику показателей.
Индивидуальный план развития
Кто использует: сотрудники, их руководители, HR-специалист, ответственный за оценку.
Что внутри: рекомендации, которые помогут специалисту вырасти в грейде или подтянуть отстающие навыки.
Индивидуальный план развития, или ИПР, составляют для специалистов по их же просьбе.
Некоторые задачи подгружаются в план автоматически. Система предлагает их, отталкиваясь от результатов HR-360. Например, последняя оценка показала, что Владимир должен уделять больше времени развитию навыков коммуникации. В его ИПР появляются задачи по прохождению дополнительного обучения и другие рекомендации.
Руководитель вместе с сотрудником дорабатывает план и вносит в него недостающие задачи. HR-специалист выделяет бюджет на обучение, следит за прогрессом и сроками, назначает встречи для обсуждения статусов.
***
Отечественная ERP система «Орион» разработана для компаний, которые занимаются реализацией ИТ-проектов — аутсорсингом, заказной разработкой ПО, поддержкой и развитием внутренних ИТ-решений. Продукт использует часть фишек систем управления проектами, привычных множеству команд, знакомых для ИТ-бизнеса. «Орион» используют разные по масштабу компании, у которых есть ИТ-подразделения, а также средний бизнес, который стремится оптимизировать бэк-процессы.
