Как выбрать и внедрить систему бизнес-анализа (BI) в ваш бизнес?

Что такое BI системы и как они работают?

Системы Business Intelligence (BI) — это совокупность программных решений для бизнеса, предназначенных для сбора, интеграции, анализа и наглядного представления данных. BI-сервисы превращают массивы информации в наглядные отчеты и графики, помогая компаниям на основе данных находить критически важные проблемные точки и закономерности.

Принцип работы:

1. Сбор сведений из различных источников, таких как метрические системы, CRM, ERP-программы.
2. Унификация собранных сведений в единый формат для оценки и поиска закономерностей.
3. Исследование данных с поиском противоречий и зависимостей.
4. Визуализация результатов в наглядной форме — в виде графиков, информационных панелей, диаграмм и презентаций.
5. Создание готовых отчетов, которые можно просматривать и использовать для принятия взвешенных решений.

Преимущества BI системы для бизнеса

Использование системы BI в бизнесе дает массу преимуществ в сравнении с встроенными инструментами аналитики. Раньше для получения информации требовалось просматривать реестры со сводками и метрики, чтобы затем свести показатели в единый отчет, и только после этого приступать к изучению. Теперь же Business Intelligence предоставляет данные за пару минут и подводит итоги.

Преимущества для бизнеса:

Оптимальный выбор. Благодаря доступу к актуальной и достоверной информации руководители могут легко анализировать и интерпретировать факты о продажах, производительности и финансовых показателях.

Повышение эффективности. BI инструменты помогают автоматизировать рутинные задачи по сбору и анализу информации, что освобождает ресурсы для стратегических задач.

Прогнозирование и планирование. BI сервисы помогают прогнозировать будущие тенденции и планировать работу предприятия. Это особенно полезно для управления запасами, планирования производственных процессов и разработки маркетинговых стратегий.

Конкурентное преимущество. Быстрые и точные результаты исследования данных помогают компаниям оперативно реагировать на изменения рынка и делать эффективные выводы.

Как выбрать BI систему?

Чтобы выбрать подходящий BI-сервис, важно учитывать размер предприятия, нишу, квалификацию сотрудников и будущие задачи. 

Основные требования:

Простота и интуитивность. Инструменты должны быть понятны сотрудникам с разным уровнем технической подготовки, а сложный сервис потребует постоянной поддержки, что снизит скорость работы. Тестовый период поможет выбрать наиболее удобное решение.

Функциональные перспективы. Платформа должна содержать необходимые функции, такие как детализированные отчеты для глубокого анализа показателей с уведомлениями о системных проблемах.

Адаптированность к специфике компании. Сервис должен предоставлять гибкие настройки отчетности, а удобный интерфейс для работы на мобильных устройствах будет преимуществом.

Процесс внедрения BI системы

1. Анализ потребностей. Определение ключевых задач, таких как оптимизация операций и повышение удовлетворенности клиентов.
2. Формулировка ключевых задач, включая оптимизацию процессов и повышение уровня удовлетворенности пользователей.
3. Выбор BI-платформы. Оценка предложений с учетом текущих и будущих потребностей бизнеса.
4. Оценка интерфейсов и интеграций. Удобство использования, возможности настройки и встраивания в существующие структуры.
5. Формирование проектной команды. Включение в команду инженеров, BI-аналитиков и менеджеров проекта.
6. Техническое внедрение и сопровождение. Работа IT-отдела над внедрением BI-инструментов.
7. Настройка аналитической системы. Помощь бизнес-аналитиков в создании и настройке отчетов.
8. Управление проектом. Контроль сроков, бюджета и команды проекта.
9. Координация и сотрудничество. Эффективное общение внутри команды и поддержка руководства.

Роль аналитика в успешной работе BI системы

Миссия BI-аналитика и BI-систем заключается в переходе компаний с устаревших инструментов на современные аналитические платформы, что повышает производительность и удобство работы с информацией. BI-аналитик определяет, какие конкретно сведения необходимы для отчетов и дашбордов, собирает и систематизирует клиентские интересы, выбирает подходящие источники информации, будь то внутренние структуры предприятия или внешние сервисы.

Совместно с разработчиками BI-аналитик настраивает корпоративное хранилище данных и интеграцию с сервисами, обеспечивая бесперебойное взаимодействие. Специалист связывает команду и заказчика, представляя конечный результат наглядно и направляя команду к глобальной цели проекта. В отличие от традиционных методов с использованием PowerPoint и Excel, которые требуют больших временных затрат, аналитические дашборды создают автоматическое обновление данных и быструю визуализацию.

Этапы внедрения BI-системы

1. Определение потребностей. Анализ целей и потребностей пользователей в отчетах и дашбордах. Например, финансовому директору потребуется сводка по отделам, а маркетологу — о продажах и поведении клиентов.
2. Выявление фактов. Идентификация необходимых сведений для создания отчетов. Например, для дашборда на производстве важно знать время работы оборудования, а для сводки по продажам — среднее время ответа оператора. 
3. Поиск источников информации для отчетности. Например, CRM или сервисы управленческого учета. Здесь важно удостовериться в том числе в корректности источников.
4. Выбор BI-платформы. Малые и средние предприятия выбирают облачные решения, а холдинги часто разрабатывают собственные программы из-за специфичных или конфиденциальных данных.
5. Настройка платформы. Подключение банка информации, проектирование интерфейсов под основные требования пользователя.
6. Тестирование сервиса. Проверка технической корректности работы платформы тестировщиками и оценка удобства дашбордов пользователями. При необходимости вносятся изменения, например, по расположению метрик.
7. Обучение пользователей. Проведение тренингов, обучающих сессий и создание руководств для освоения сервиса пользователями.
8. Установка и сопровождение. После успешного тестирования BI-система запускается в работу по всей организации. Предоставляется техническая поддержка, а также регулярные обновления и настройка программы под изменяющиеся бизнес-требования.

Важность инструмента BI для бизнеса

Инструменты Business Intelligence централизуют данные, автоматизируют анализ, помогают с выбором продуктивных каналов продвижения, экономят ресурсы бизнеса. Например, компании используют BI для отслеживания эффективности производственных станков. Также, благодаря Business Intelligence, организации выявляют тенденции и прогнозируют спрос с помощью исследования количества пользователей в онлайне. В результате, BI повышает прозрачность и доступность информации, улучшает бизнес-процессы и поддерживает стратегическое планирование, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли и конкурентоспособности на рынке.

Заключение

Внедрение BI-платформы — это инвестиция, которая окупается набором преимуществ. BI-инструменты превращают информационные массивы в наглядные отчеты и графики, помогая находить системные недочеты и закономерности, критически важные для принятия решений.

При выборе сервиса BI важно учитывать финансовые ресурсы, определять бизнес-потребности и тестировать варианты. Популярные и российские предложения помогут упростить этапы внедрения, снизить риски потери данных и облегчить делегирование задач.